Как выбрать помещение под офис
Выбирая свое первое помещение для офиса, многим очень трудно определиться с предлагаемыми вариантами. В начале предпринимательской деятельности бизнесмены хотят иметь «идеальный офис». Во фразу «идеальный офис» каждый вкладывает свой смысл и требования. При этом трудность выбора заключается в том, что требования эти не имеют конкретики. Предлагаем всесторонне рассмотреть требования идеального офиса и ответить на несколько вопросов, которые помогут определиться с выбором.
1. Насколько вам необходимо помещение для офиса?
До недавнего времени офисом называли помещение или здание, где работает штат компании, а также место, где обслуживают клиентов, хранят и обрабатывают документы. Но на сегодняшний день – это еще и помещение, где работают служащие, менеджеры и т. д. То есть те работники, которые при помощи интеллекта создают тот или иной продукт.
По тому, какой у вас офис, клиенты будут иметь представление о самой компании, поэтому к выбору помещения под офис следует отнестись со всей ответственностью.
Классика – всевозможные агентства, небольшие конторки и все то, что вмещается в одном или нескольких кабинетах.
Нынче появилась тенденция открытия интернет-магазинов и офис-складов – для них помещение необходимо в виде выставочного зала, а товар представлен в качестве образца.
Такой тип офисов, как open space, где происходят постоянные звонки, гул принтеров, разговоры и перемещение коллег, что относится к более крупным организациям; пожалуй, описывать не будем.
Если вид деятельности вашей фирмы предполагает организацию рабочих мест для работников умственного труда, то вам не обойтись без офисного помещения. Для расчета минимально необходимой площади обратимся к санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам СаНПиН 2.2.2/2.4.1340-03, где сказано, что на одного работника необходимо 4,5 кв. м, плюс добавьте несколько метров для проходов. Для представителей руководящего звена рассчитывается существенно больше – 35-40 кв. м. Для помещения секретаря можно выделить на 15 кв. метров больше, поскольку ему приходится работать с разнообразной офисной техникой, а также необходимо принимать посетителей. Для работы с архивами сотрудникам выделяют согласно нормам до 30 квадратных метров офисной площади. Также не забудьте про наличие в помещении шкафов, мебели, оргтехники и места для гардероба. Размещение санузла – на ваше усмотрение, как в самом офисе, так и возможно его расположение на этаже.
В том случае, если профиль вашего бизнеса связан с торговлей, медициной или с предоставлением услуг в сфере развлечений и досуга, к расчетам и требованиям к площади применяются иные санитарные нормы.
2. Нужен ли вам офис как таковой?
Изо дня в день огромная масса людей, работающих в различных офисах отправляется в свои компании, чтобы к концу трудового дня порадовать работодателя выполненным заданием: статья для журнала, какой-либо проект, создание сайта или любой другой вариант работы, которая выполняется в бумажном или электронном виде.
Парадокс состоит в том, что большую часть этой работы можно выполнить в домашних условиях. В наше время практически в каждом доме есть компьютер, не говоря уже о тех, кто профессионально занимается своим делом. Они имеют дома и безлимитный Интернет, и компьютерную технику, оснащенную всеми необходимыми программами. Вам как работодателю необходимо будет вложить огромные суммы в оснащение офиса, а сотрудники убивают драгоценное время (то, что в современном мире – самое дорогое) на передвижение из дома на работу. Зачем тратить это время?
Если ваш бизнес позволяет работникам выполнять работу удаленно, это может принести хорошую экономию: или вообще отказаться от офисного помещения, или найти небольшое помещение для минимального количества сотрудников.
3. В какой части города вы видите свой офис?
Для мегаполисов это один из важнейших вопросов. В центральных частях города, где сосредоточена основная часть офисов, цены на недвижимость намного выше, чем на окраинах. Тем не менее, выход все же можно найти. В случае лимитированного бюджета и необходимости расположения офиса в элитном районе присмотритесь к предложениям по недвижимости в цокольных этажах или рассмотрите варианты помещений выше первого этажа. В данном случае это может сэкономить финансы.
Офис необходимо искать, исходя из удобной транспортной развязки. Ведь как вам, так и персоналу фирмы (а также клиентам) придется добираться до места работы. Офис выбирайте так, чтобы к нему было удобно добираться на всех видах транспорта. Зачастую удобство расположения офиса решает многое, ведь в современном мире клиенты спешат и попросту не хотят тратить время на дорогу, даже если фирма, расположенная далеко от делового центра, предоставляет дешевые услуги.
Кто-то из сотрудников (да и вы сами) будет приезжать в офис на автомобиле, поэтому желательно наличие удобных парковочных мест. Это делается ради сотрудников: они не должны тратить лишнее время на вынужденные пешие прогулки от паркинга до места работы – нередко это может раздражать, когда идти приходится через дворы.
Один из доступных видов транспорта, которым могут воспользоваться персонал и клиенты, – общественный транспорт: троллейбус, автобус, маршрутное такси. Поэтому расположение офиса лучше выбирать так, чтобы путь от остановки до места работы занял минимум времени. В противном случае, если до офиса надо добираться слишком неудобно, это может оттолкнуть потенциальных клиентов, а в лучшем случае они будут просто недовольны.
Также обстоит дело и с метро. Хорошо, когда от станции метро до офиса не более десяти минут пешком, в противном случае большинство людей вынуждены будут воспользоваться еще и наземным транспортом, что впоследствии повлечет дополнительные расходы и вызовет недовольство как среди сотрудников, так и клиентов.
Разобравшись с транспортом, подумайте о месте питания в обеденный перерыв для себя и сотрудников фирмы. Согласитесь, прошло то время, когда сотрудники компании несли с собой «термоски».
В крупных городах не так давно на рынке недвижимости все больше появляется предложений для фирм с ограниченным бюджетом: начиная со стандартной аренды офисного помещения до аренды отдельно взятого рабочего места на короткое время (день или несколько часов). При этом арендуемое место сдается с возможностью использования услуг секретаря, оргтехники и доступа к сети Интернет. Но увы, пока такое предложение можно встретить только в больших городах России.
Иные предприимчивые бизнесмены используют другой дешевый вариант: найма квартиры, которая находится в жилом фонде. В некоторых случаях это может быть выходом из положения, если вы не нуждаетесь в отдельном входе, и адрес арендуемой квартиры не используется в официальных бумагах. Но не забывайте, что законом запрещено использование жилых помещений не по назначению.
Если вам нужен офис в ЮАО, обратите внимание на бизнес-центр класса B+ на Варшавском шоссе - Варшавка Sky.
4. Каков ваш бюджет?
В зависимости от того, сколько денег вы имеете «на старте», возникает вопрос о покупке или аренде помещения. Но что для вас более приемлемо?
Для начала многие снимают офис: это дает возможность присмотреться, выявить плюсы и минусы данного местоположения и в случае надобности за короткое время переехать в другое место.
Аренда в бизнес-центрах – одна из простейших форм развития бизнеса. К тому же, арендуя офисы в различных бизнес-центрах, можно делать бизнес более «мобильным», а это также существенный плюс.
Недостатки аренды
Существенные расходы – один из главных недостатков аренды. Наиболее удачным и востребованным расположением офисов будет деловая часть города. Логично, что арендная плата в таких районах выше. В противном случае нужно рассмотреть варианты подальше от делового района, но приток клиентов будет меньше.
Покупка помещения, как и любое приобретение, имеет плюсы и минусы. В качестве плюсов – это инвестиция в выгодное дело, так как из-за инфляции цены на квадратные метры растут постоянно. Еще один плюс – со своими квадратными метрами вы вправе делать все, что угодно. Но как минус – в начале бизнеса вы вкладываете огромные средства, которые могли бы быть привлечены для развития дела.
5. Так ли необходима помощь специалиста в поиске помещения?
Не исключено, что вы знаете рынок коммерческой недвижимости в своем районе, и вам нет необходимости обращаться к специалисту при выборе недвижимости. В таком случае нужно только проанализировать все предложения, взвесить все плюсы и минусы, далее – урегулирование бумажных вопросов, и мечта о своем собственном офисе реализована.
Если вам все-таки необходима помощь специалиста, было бы неплохо обратиться в агентство, работающее долгое время на рынке недвижимости, к опытному риэлтору, который сможет четко сформулировать требования к помещению, поможет набросать примерный план расположения сотрудников и будет использовать такой план для поиска наилучшего для вас варианта.
Осматривая всевозможные варианты помещения под офис, не поленитесь пригласить независимого специалиста. Зайдя в новое помещение, да еще с евроремонтом, за красивой облицовкой вы можете не увидеть незначительные и незаметные на первый взгляд мелочи. В частности, радиаторы отопления закрывают декоративными панелями, при этом информация, в каком они состоянии, как они будут обогревать в зимнее время и сколько вам придется платить за тепло, от вас может ускользнуть. То же касается электропроводки (количество и расположение электрических розеток, насколько соответствует вашим нуждам мощность проводки). И это только часть нюансов, на которые без опытного специалиста, вы, возможно, не обратите внимание.
Один из самых главных вопросов – документация. Покупая или арендуя помещение, необходимо проверить документы на законность, правильность и законченность оформления, чтобы впоследствии «мелочь» не вылилась в проблему. Нередки случаи, когда помещение, находящееся на первом этаже и имеющее отдельный вход, кажется подходящим вариантом, но на поверку выясняется, что этот отдельный вход не узаконен.
В чем подвох? Для арендуемого помещения нет ничего страшного, переехать с него всегда можно. Но при покупке такой недвижимости все последующие вопросы узаконивания (как отдельной входной группы, так и земельного участка под крыльцо) ложатся исключительно на ваши плечи. Хорошо, если это только вопрос времени, но если дооформить самовольно сделанную перепланировку не удастся (иначе почему прежние владельцы не довели документацию до логичного конца?) – то самострой придется убрать и, возможно, заплатить штраф.
В том случае, если вы не знаете, где найти специалиста данного профиля, обращайтесь в агентство, специализирующееся на коммерческой недвижимости.
Для расширения кругозора в вопросе выбора помещений можете в Интернете или спецлитературе прочитать про классификацию офисов. Но все это в большей степени относится к зарубежным странам. Вам эта информация не повредит, но особо и не поможет. Знание рынка недвижимости своего региона и совет опытного специалиста больше подходит в решении вашего вопроса.